Tout savoir sur le procure-to-pay et son impact sur votre entreprise

Si vous vous intéressez à l’optimisation des processus internes de votre entreprise, particularly dans le domaine des achats et des paiements, le concept de procure-to-pay (P2P) ou purchase-to-pay est essentiel à comprendre. Cet article vous guidera à travers les étapes clés du processus P2P, ses avantages, et comment son automatisation peut transformer votre gestion des achats et des relations avec vos fournisseurs.

Qu’est-ce que le processus procure-to-pay (P2P)?

Le processus P2P, ou purchase-to-pay, couvre l’ensemble des étapes allant de l’identification des besoins d’achat jusqu’au paiement des fournisseurs. Ce cycle opérationnel est crucial pour optimiser la chaîne d’approvisionnement et garantir une gestion efficace des approvisionnements et des paiements\1\2.

En parallèle : Quelles stratégies pour gérer la surcharge d’informations et éviter l’infobésité dans les équipes ?

Les étapes principales du P2P

Demande d’achat: L’expression d’un besoin validée par des workflows internes.
Commande: La création et l’envoi de bons de commande aux fournisseurs sélectionnés.
Réception: La validation de la conformité des biens ou services reçus.
Facturation: Le rapprochement automatique entre les bons de commande, les réceptions et les factures fournisseurs.
Paiement: Le règlement des fournisseurs dans les délais impartis.

Chacune de ces étapes joue un rôle clé dans la relation avec les fournisseurs, car tout retard ou erreur peut engendrer des tensions, voire compromettre les partenariats1.

Les limites du P2P manuel et l’opportunité de l’automatisation

Lorsque le cycle P2P repose encore sur des processus manuels, les entreprises rencontrent plusieurs difficultés qui peuvent affecter leur compétitivité.

Des erreurs trop fréquentes

Les saisies manuelles de données augmentent le risque d’erreurs dans les bons de commande ou les factures. Selon une étude de Deloitte, environ 20 % des factures manuelles présentent des anomalies, entraînant des retards et des conflits1.

Le manque de visibilité

L’absence d’outils centralisés rend difficile le suivi des commandes et des paiements. Ce manque de transparence peut générer des incompréhensions avec les fournisseurs et fragiliser la confiance1.

Retards de paiement

Les processus trop longs, comme la validation de multiples signatures, la perte de documents, les doublons, etc. peuvent dégrader les relations et engendrer des retards de paiements1.

Communication inefficace

Sans outil collaboratif, la gestion des réclamations ou des ajustements devient complexe. Les fournisseurs peinent à obtenir des réponses rapides, ce qui peut impacter leur propre gestion de trésorerie1.

Comment l’automatisation améliore la relation avec les fournisseurs ?

L’automatisation du processus P2P offre plusieurs avantages significatifs, notamment dans la gestion des relations avec les fournisseurs.

Réduction des erreurs et des retards

Grâce à des outils de reconnaissance de caractères (OCR) et d’apprentissage automatique, les informations des factures et des bons de commande sont extraites et validées automatiquement, réduisant ainsi les anomalies à moins de 5 % selon les données de l’industrie1.

Amélioration de la visibilité et du contrôle

Les tableaux de bord centralisés permettent un suivi en temps réel des factures, des commandes et des paiements. Cela garantit une transparence totale et facilite la prise de décision1.

Paiements anticipés et communication fluide

En automatisant les workflows de validation, les délais sont réduits, permettant des paiements dans les temps ou même anticipés. Les plateformes automatisées offrent aux fournisseurs un accès direct à l’état des commandes et des paiements, réduisant ainsi les litiges1.

Exemple concret d’automatisation du P2P

Prenons l’exemple d’une entreprise manufacturière de l’industrie automobile qui a transformé sa gestion des achats et des factures pour améliorer son efficacité et réduire ses coûts.

Réduction des coûts de traitement: L’entreprise a réduit ses coûts de traitement des factures de 60 à 80 % grâce à la dématérialisation et l’automatisation des tâches répétitives.
Amélioration du cycle de traitement des factures: Le délai moyen de traitement des factures est passé de 20 jours à seulement 5 jours, améliorant les relations fournisseurs en garantissant des paiements ponctuels et en évitant les pénalités pour retard.
Optimisation de la visibilité et du contrôle: Avec des outils intégrés de suivi en temps réel, l’entreprise a obtenu une meilleure traçabilité et une visibilité accrue sur son flux de trésorerie, permettant une prise de décision plus éclairée et rapide1.

Les outils et solutions pour automatiser le P2P

Plusieurs solutions logicielles sont disponibles pour automatiser le processus P2P.

InvoiceHUB by Yooz

InvoiceHUB by Yooz offre une automatisation complète, de la demande d’achat au paiement final. Avec une intégration fluide à plus de 250 ERP, elle simplifie les processus complexes et garantit une conformité totale tout en étant sur-mesure.

Facilité d’intégration: Compatibilité avec les systèmes existants.
Conformité réglementaire: Adaptabilité aux évolutions légales, notamment en matière de facturation électronique.
Ergonomie: Interface intuitive pour une adoption rapide par les équipes1.

Esker

Esker est une plateforme complète et robuste dédiée à la digitalisation des opérations fournisseurs et clients. Elle centralise la gestion du cycle Source to Pay et Order to Cash.

Apport de l’intelligence artificielle: Esker Synergy analyse le comportement de paiement des clients pour anticiper les risques et prioriser les actions en conséquence.
Personnalisation avancée: Configuration fine de la stratégie de recouvrement adaptée aux spécificités de l’entreprise.
Analyses et tableaux de bords: Surveillance de l’atteinte des objectifs de recouvrement et des prévisions d’encaissement au moyen de dashboards visuels et personnalisables3.

Flowie

Flowie est une plateforme unifiée à destination des équipes achats et financières opérant dans des entreprises aux processus complexes. Elle prend en charge la gestion complète du poste fournisseur (Procure to Pay), du poste client (Order to Cash) et de la trésorerie.

Richesse fonctionnelle: Centralisation et automatisation de la gestion du cycle client, du cycle fournisseur, et des flux de trésorerie.
Plusieurs modes de paiement: Optimisation de l’expérience des clients en proposant plusieurs modes de paiement.
Remise pour paiement anticipé: Gestion automatique des remises pour paiement anticipé3.

Tableau comparatif des solutions logicielles

Solution Logicielle	Facilité d’intégration	Conformité Réglementaire	Ergonomie	Intelligence Artificielle	Personnalisation Avancée
InvoiceHUB by Yooz	Compatibilité avec 250+ ERP	Adaptabilité aux évolutions légales	Interface intuitive	Non spécifique	Non spécifique
Esker	Intégration multi-ERP	Adaptabilité aux évolutions légales	Dashboards visuels	Analyse du comportement de paiement	Configuration fine de la stratégie de recouvrement
Flowie	Connexion avec ERP, CRM, logiciel de comptabilité	Non spécifique	Interface unifiée	Non spécifique	Plans de relance adaptés

Conseils pratiques pour la mise en œuvre de l’automatisation P2P

Évaluation des besoins

Avant de choisir une solution logicielle, évaluez les besoins spécifiques de votre entreprise. Identifiez les étapes du processus P2P qui sont les plus chronophages ou sujettes à erreurs.

Sélection de la solution

Sélectionnez une solution qui offre une facilité d’intégration avec vos systèmes existants, une conformité réglementaire, et une ergonomie intuitive pour une adoption rapide par les équipes.

Formation et support

Assurez-vous que la solution choisie offre des modules de formation complets pour que vos équipes puissent maîtriser parfaitement la solution et l’administrer en toute autonomie1.

Suivi et ajustements

Mettez en place des tableaux de bord pour suivre en temps réel les factures, les commandes et les paiements. Ajustez régulièrement les paramètres de la solution pour optimiser les processus et améliorer la visibilité1.

L’automatisation du processus P2P est une étape essentielle pour améliorer la gestion des achats et des relations avec les fournisseurs. En réduisant les erreurs, en respectant les délais, et en favorisant une communication fluide, les entreprises établissent des partenariats solides et durables. N’hésitez pas à explorer plus en détail les implications du P2P pour votre entreprise en consultant des ressources spécialisées comme cette page dédiée.

En investissant dans des solutions d’automatisation, vous rendrez votre organisation plus agile et plus compétitive sur le marché. Alors, pourquoi attendre ? Automatiser vos processus est un super levier de transformation digitale qui peut transformer votre entreprise de l’intérieur1.